关于对协会五项制度征求理事单位意见的通知
来源：青岛市应急管理协会 发布时间：2021-12-09 12:00
各理事单位：
为保证协会工作制度化、规范化，协会秘书处起草了《印章管理制度》、《财务管理制度》、《会议制度》、《会长轮值制度》和《信息发布管理制度》共五项制度。
按照《青岛市应急管理协会章程》中理事会的权限，现将五项制度的征求意见稿发各理事单位征求意见，拟在近期召开的理事会议上讨论通过。
请您提出修改意见，并于7月25日17时前反馈至邮箱IAEMQD@163.com。
协会秘书处联系人：孙洪福：18669853517 郑舒桐：18863915065
青岛市应急管理协会
二〇一八年七月十三日
附件：
1、印章管理制度
2、财务管理制度
3、会议制度
4、会长轮值制度
5、信息发布管理制度
附件1
青岛市应急管理协会
印章使用管理制度
为保护本协会的合法权益，正确使用权力，根据《社会团体登记管理条例》规定，制定本制度。
一、印章种类
本会印章，包括：协会公章、合同专用章、财务专用章、法人手章，皆属于本制度管理范围。
二、印章使用权限
使用本会印章，需经业务承办单位负责人审核，秘书处复核，报经会长或秘书长签字同意后使用。
三、印章适用范围
1、经会长批准，以协会名义发出的公文；
2、与有关部门联合印发的公文；
3、业务范围内的工作需要加盖公章的；
4、公务活动及其他需要开具的介绍信、收据等。
四、印章管理
1、本会所有印章由秘书处指定专人、严格用印管理。财务专用章和法人章要分开由不同人员保管。
2、严格执行印章使用审批手续。用印单位（部门）持有关领导签字同意的《用印审批登记册》方能用印。监印人要严格执行本规定，认真核对文件和底稿，如发现不符合规定的，应要求用印单位（部门）按规定办理。要注意用印质量，保持印迹清楚，并按规定的份数用印，不得让用印人自己盖印。
3、各类合同、协议等重要文件资料及对政府、相关部门行文加盖印章后的原件或复印件应交办公室登记留存，以备查阅。
4、禁止在空白介绍信、信笺、空白表格等材料上加盖印章。
5、违反本制度规定，造成后果的，应由直接负责人负责，后果严重的，视情追究直接责任人经济责任或法律责任。
五、附则
（一）本会印章如遗失，应及时发表旧章作废的声明，并向主管部门和社团管理部门说明情况，重新办理新印章刻制手续。
（二）本会印章如因损坏、名称变更、单位撤销或换制新印章而停止使用时，不得私存或私自销毁，应及时发出停止使用印章的通知，旧章按规定上缴销毁，并报公安机关备案。
（三）本办法自发布之日起施行，并由本会秘书处负责解释。
附件2
青岛市应急管理协会财务管理制度
为促进本协会办公经费管理制度化、规范化，结合工作实际，特制定本管理制度。
一、经费使用范围
日常公用支出，包括日常办公用品费、业务费、邮寄费、公交换乘交通费、差旅费、油料费、车辆维修费、水电费、取暖费、设备和建筑物维修费、租赁费、会议费、招待费、网站建设运营维护费、技术咨询费、培训费、印刷费、宣传费、资料费、劳保用品、外事活动费、教育经费、报刊杂志费、工作人员工资和其他费用等。
二、报销程序
1、一切经费支出必须取得合法的原始凭证（办公用品、车辆维修等要附有原始明细表），发票要内容齐全（客户名称或交款单位、年月日、品名、规格、单位、单价、数量、收款人、大小写金额）且加盖收款单位财务或发票专用章。
2、报销结算时，必须手续完备，由经手人签字，所在部门负责人签字，财务审核人签字，按规定报秘书长或会长审批报销（有经费审批单的要附在结算单后面），不得以白条或证明件作为报销凭证。
3、严格执行现金管理规定，对结算金额超过1000元的，一律用转账支票、汇票或POS机进行结算。
4、经费在1千元以下，由秘书长签字报销；1千元至1万元以下的，由会长签字报销；1万元以上的，经理事会研究，会长签字报销。
5、会计按月统计协会经费开支情况，做到账目清楚。
三、购置物品审批
1、凡购置物品，应于每月5日前提出购置计划，填报经费开支预算申请审批表报秘书处，经会长批准后购买。
2、需紧急购置的物品，应报经会长口头批准后方可购买，并于报销前补齐经费开支预算申请审批表。
四、借款审批
1、出差或购置物品确需借款的，需由本人填写借款单，经秘书长签字审批，办理借款手续。
2、借款最长期限不得超过1个月。借款人在支付所借费用后，应立即办理有关报销或还款手续，如需续借第二笔费用，必须将前笔费用结清后方可续借。
五、差旅费报销标准
因协会工作需要出差，可乘座火车硬卧、动车二等座或轮船三等舱位，乘飞机（仅限经济舱）需经会长批准。
六、附则
1、本制度自发布之日起施行。
2、本制度由协会秘书处负责解释。
青岛市应急管理协会
经费开支预算申请审批表
经费开支预算申请审批表
青岛市应急管理协会出差审批表
附件3
青岛市应急管理协会会议制度
(试行)
为提高协会议事效率，实现预期目标，保障各类会议顺利高效进行，结合本会实际，特制定如下会议制度。
一、会议的组织安排
1.为使各项活动顺利进行，协会将定期、不定期地召开工作会议。
2.会议由协会秘书处组织，并负责记录、考勤。
3.会议由协会秘书处通知，与会人员应按时到会。如有特殊情况不能参加，应在会议前向秘书长或会长请假，并报秘书处备案。
4、因工作需要，必要时可邀请市应急办、经信委、民政局等部门相关领导出席会议。
二、会议形式及内容
（一）会长办公会议。
会议由协会会长主持，副会长、秘书长参加，协会秘书处、相关部门负责人根据议题需要可列席会议。每季度应至少召开一次，必要时可临时召集。会议内容：
1、检查会员大会以及理事会决议、决定事项的落实情况；
2、组织研究协会发展规划等重大问题；
3、协调各会员单位开展工作；
4、商定向理事会提交的年度工作计划和工作报告及年度预决算；
5、组织审议秘书长提议的副秘书长、秘书处内设机构和各专业工作委员会设置及其负责人任免等重大事项；
6、总结上季度工作，研究部署下季度工作，并向理事会提出建议。
（二）理事会会议。会议由协会会长召集并主持，协会理事参加，协会秘书处有关人员根据需要可列席会议。每季度应至少召开一次会议，必要时可临时召开。理事会会议内容：
1、传达学习上级有关文件、通知，学习国家有关政策法规，总结年度、季度工作；
2、执行会员大会的决议和决定；
3、筹备召开会员大会；
4、决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构；
5、决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任和解聘；
6、制定协会管理制度、协会年度工作计划和财务报告；
7、决定新申请人的入会和对会员的处分，提议对会员的除名；
8、审议、决定与行业自律、维权、协调、交流和宣传有关的重大事项。
9、轮值会长总结轮值期间工作，并交接有关工作。
10、研究通过会长办公会议提报的事项。
（三）会员大会。至少每半年召开一次，会长、副会长、秘书长、所有会员单位参加。会员大会的内容是：
1、制定和修改章程；
2、选举和罢免理事、会长、副会长、秘书长；
3、审议理事会的工作报告和财务报告；
4、决定会费标准和会费缴纳事宜；
5、传达上级有关政策精神，通报半年、年度工作，制定工作计划；
6、决定其他重大事宜。
（四）秘书处工作例会。原则上安排每周二上午在协会秘书处召开，秘书长负责召集，副秘书长参加会议。主要内容：总结部署秘书处工作，及时发现问题，提出解决措施，研究制定下阶段工作计划。
（五）工作协调会议。根据协会工作需要随时召开，由秘书长召集，秘书处及相关人员参加，主要研究具体工作，对临时任务和紧迫问题给予布置和解决；研究落实会长办公会议、理事会会议决策事项。
三、会议记录和监督、检查
1.会议内容由秘书处负责记录与整理。
2.由秘书长进行会议监督并进行会议评定。
3.超出一年无故不参加会议，根据协会章程视为自动退会。
四、附则
1、本制度自发布之日起试行。
2、本制度由协会秘书处负责解释。
附件4
青岛市应急管理协会会长轮值制度
(试行)
附件5
青岛市应急管理协会信息发布管理制度
为加强协会对外工作宣传和促进协会内部理事单位之间的工作沟通，规范协会信息发布审批，有效确保信息发布的时效性和准确性，制定本制度。
一、发布的信息种类
1、针对国家、省、市层面各类政策信息的宣传或解读；
2、协会层面的各类工作信息；
3、行业（企业）层面的各类重要信息；
4、以协会会员单位名义发布的产品或服务项目推广信息。
二、信息发布载体
报刊杂志、电视宣传、网站、微博、微信公众号、QQ群、微信工作群、邮件、短信等媒介。
三、适用范围
本制度适用于青岛市应急管理协会秘书处及所有会员单位。
四、工作信息发布规定
1、为确保发布信息符合法律法规要求，不得在内部及对外发布以下信息:
（1）违反我国宪法所确定基本原则的信息；
（2）与党的政策和国家大政方针有关精神不一致的信息；
（3）危害国家安全，泄露国家秘密的信息；
（4）损害协会及协会成员、理事单位荣誉和利益的信息；
（5）法律、法规禁止的其他内容。
2、协会所有的对外宣传信息，其文字、图片内容由协会秘书处负责初审，并经过协会会长或秘书长审核批准。
3、未经协会允许，任何协会会员及理事单位不得以协会名义对外宣传、发布协会相关的各类信息。
4、协会除指定发布信息的专职部门或专职人员外，各协会会员及理事单位需要以协会会员或理事单位名义对外发布宣传信息时(含短信、邮件推广中的图片、影视、文字等内容)必须填写《信息发布管理表》，详细列明发布信息的主题、内容、数量、时间、对象及发布方式等，并在发布前报协会备案。
5、协会发布工作信息内容要求以简练、表述清晰为原则，杜绝过多修饰语句，避免使用夸大性宣传语和广告语。
6、工作信息撰写人应严格按照协会要求格式起草信息，填写《工作信息发布管理表》并附信息内容，由本单位负责人、协会秘书处审核并提报协会秘书长及会长签批后，给予内部及对外发布，以确保工作信息准确、真实，符合法律、法规的规定。
7、如需对已发布的工作信息进行删除或更改，应由信息起草负责人填写《信息发布管理表》，经起草单位负责人审核签字并报协会秘书长或会长审批签字后方可删除或修改信息。
8、协会组织的内部周会、月会、年度会议及其他会议生成的会议纪要、图片、影像等工作信息资料原则上经过秘书长及会长审核后，2个工作日内在协会内部信息共享平台发布；动态性工作信息，应经协会秘书长、会长审核后于1个工作日内通过网站、微信公众号对外发布。
9、协会网站、微信公众号、邮件等各项对外宣传渠道要确保正常运行，发现问题要及时反馈处理并做好相关记录，对所注册的网站、论坛要保持至少每周3次登陆，微信公众号等要做到持续性登陆，并对相关信息进行及时更新，保证信息及时、准确、有效。
五、附则
1、本制度自发布之日起施行。
2、本制度由协会秘书处负责解释。
